Электронный документооборот ― это комплекс операций, с помощью которых можно оптимизировать многие бизнес-процессы, повысить безопасность данных, настроить эффективное взаимодействие между сотрудниками. Он направлен на улучшение работы как рядовых сотрудников, так и руководителей. Поэтому многие предприниматели выбирают crm систему документооборота для наиболее успешного и эффективного ведения дел.

Преимущества электронного документооборота

Из преимуществ отмечают стандартизацию делопроизводства ― сотрудники компании могут быть уверены в том, что все документы учитываются, согласовываются и хранятся в соответствии с установленными правилами. Благодаря этому можно настроить многие бизнес-процессы и тратить меньше времени на такие действия, как подписание договоров, оплата счетов, исполнение поручений ― автоматизированная система обеспечивает полный контроль.

Электронный документооборот помогает настроить учет и проверку контрагентов, наладить полный цикл договорной работы, создать автоматизированные маршруты согласования. Помимо этого, можно использовать шаблоны документов, редактировать их онлайн, делиться образцами с коллегами.

Пользователи системы электронного документооборота отмечают, что благодаря ей можно реально экономить время, наиболее эффективно организовать рабочие процессы, уменьшить количество рутинных операций. С ее помощью получится правильно разграничить зоны ответственности, уменьшить риски, повысить уровень доверия со стороны партнеров. Помимо этого, из преимуществ можно отметить:

• интуитивно понятный и удобный интерфейс;
• полное устранение ошибок в документах;
• уменьшение затрат в несколько раз, в том числе на печать документов.

Плюсы для руководителей

Отдельно стоит выделить преимущества электронного документооборота, которые отмечают руководители компаний. Это регулярная и прозрачная отчетность, введение KPI и повышение исполнительской дисциплины. Система помогает повысить контроль над расходами ― происходит это с помощью автоматического обновления информации по счетам, встроенной проверке платежей и привязке данных к договору.

Таким образом, электронный документооборот представляет собой эффективный инструмент для решения многих бизнес-задач. С его помощью можно оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность работы, а также сократить некоторые расходы.